Обязанности офиса менеджера

Прием и обработка заказов от клиентов; Информирование клиентов о предстоящих изменениях в ассортименте или ценовой политике товара; Взаимодействие с другими отделами предприятия с целью достижения целей организации; Участвовать в рабочих совещаниях. Офис менеджер по продажам так же должен уметь заинтересовать клиента в сотрудничестве, и обеспечить максимально длительное сотрудничество со всей клиентской базой Чем руководствуется в своей деятельности офис менеджер по продажам? В своей трудовой деятельности работник отдела сбыта обязан придерживаться законодательных актов Российской Федерации, устава компании. Сотрудник обязан соблюдать в период своей трудовой деятельности: Правила внутреннего распорядка; Приказы и нормативную документацию организации; Правила своей должностной инструкции. Соблюдение вышеуказанных пунктов гарантирует успешную трудовую деятельность офис менеджера. Основные функции офис менеджера по продажам Основной целью работы офис менеджера является максимальное количество реализованной продукции.

Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.

Должностная инструкция офис менеджера

Основные обязанности 2. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями.

По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием офисом и другими организациями, органами, учреждениями налоговая служба, пожарная инспекция и т.

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

Выполняет отдельные разовые поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан: — сохранять конфиденциальность информации; — соблюдать правила и сроки подготовки документов; — обеспечивать сохранность документов; — соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

Права 3. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ. Ответственность Офис-менеджер несет персональную ответственность за: 4. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях. Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

Должностные обязанности офис-менеджера компании

Основные обязанности 2. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием офисом и другими организациями, органами, учреждениями налоговая служба, пожарная инспекция и т. При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

Офис-менеджер

Офис любой коммерческой или государственной компании. Обязанности Основные решаемые задачи, которые решает офис-менеджер в своей трудовой деятельности: доведение до сотрудников необходимых документов, материалов, информации; контроль трудовой дисциплины работников офиса; ведение бюджета расходов на офисные нужды, учета расходных материалов и иных товарно—материальных ценностей; осуществление инвентаризации хозяйства офиса; организация необходимого обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, деловых переговоров. Важные качества Ответственность, пунктуальность, аккуратность и коммуникабельность, трудолюбие, стрессоустойчивость, презентабельная внешность. Он всегда знает где что лежит, кто и когда придет, что кому нужно и многое, многое другое.

Работа для офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности: 2. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.

Полезное видео:

Должностная инструкция офис менеджера по продажам — общие положения

Ведет делопроизводство. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Профессия офис менеджера

Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены или почти лишены властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер англ. Итак, офис-менеджер — один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Подводные камни профессии офис-менеджера

Подводные камни профессии офис-менеджера 15 июня На рынке труда Украины работники проф. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера. Кто такой офис-менеджер? Эта профессия относится к сравнительно молодым. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Должностная инструкция ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так: Общие положения о должности. Порядок субординации, связи по должности. Функциональные обязанности. Требования к сотруднику На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим желательно филологическим или в области менеджмента образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности в идеале не менее 2 лет является ключевым требованием.

Важно
Профессия офис-менеджера: обязанности и функции, требования и навыки, как стать и где получить знания по этой специальности. Обзор зарплат.

Заключение Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике — это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона. При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами. По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей.

Правила внутреннего трудового распорядка. Основы трудового законодательства. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации. На время отсутствия офис-менеджера командировка, отпуск, болезнь, пр. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. Должностные обязанности Офис-менеджер: Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *