Хранение трудовых книжек в сейфе обязанность

Правила хранения трудовых книжек Соблюдение правил сохранности трудовых книжек После решения некоторых организационных вопросов, следует обратить внимание на правильность хранения этого важного для работника документа. Постараемся рассмотреть и акцентировать наиболее важные проблемы. Обязательство за выполнение правила хранения трудовых книжек поручено руководителю отдела кадров. Эта обязанность должна быть зафиксирована в должностной инструкции или оговариваться в специальном приказе. Сотрудники, ответственные за ведение важных документов должны быть обеспечены несгораемым шкафом или сейфом для сохранности трудовых книжек.

Учет и хранение трудовых книжек VI. Учет и хранение трудовых книжек

Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

Хронология трудовой деятельности и стаж работ человека в полном объеме отражает трудовая книжка. Работодатели — юридические лица любой формы собственности обязаны ответственно вести трудовые работников.

Исключение сделано только для работодателей, являющихся физическими лицами — не ИП. Вся ответственность за работы, связанные с хранением и ведением трудовых, возложена на работодателя. В связи с этим, приказом или распоряжением работодателя назначается сотрудник, ответственный за все операции с трудовыми книжками.

В приказе также указывается специалист, который будет выполнять функции ответственного лица в период его временного отсутствия на рабочем месте. Руководитель организации, в случае ее малочисленности и отсутствия необходимого специалиста, имеет право выполнять обязанности по оформлению трудовых книжек самостоятельно. Все записи производятся аккуратно и разборчиво, не допуская сокращений, чернилами стандартных цветов. Цифровые значения вносятся в виде арабских цифр в стандарте: двузначные значения числа и месяца и четырехзначное — года.

Кто ответственен за ведение трудовой книжки Работодателю вменяется в обязанность ведение трудовой работника, проработавшего более пяти дней. В случае, если работник проработал на рабочем месте меньше этого срока, информация в трудовую книжку не заносится. При поступлении на работу обязанностью работника является предоставление своей трудовой книжки.

Понятным исключением является первичное трудоустройство и работа по совместительству. Сроки оформления новой трудовой книжки Сотрудник, уполномоченный вести трудовые книжки должен точно знать, в какой срок оформляется трудовая книжка новому работнику и в каких случаях она выдается.

Данное трудоустройство у работника первое В обязанности работодателя входит завести работнику трудовую книжку, с учетом того, что законодательно установленный срок оформления трудовой книжки не может превышать неделю с момента поступления на работу.

Отсутствие или непригодное для использования состояние трудовой книжки При отсутствии вследствие утраты или нахождении документа в непригодном состоянии, работодатель, по письменному заявлению сотрудника с указанием причин отсутствия, на тех же основаниях обязан в принятые сроки оформить ему новый бланк трудовой.

Трудовая книжка работника выдана не на территории РФ В случае, если работник предоставляет трудовую книжку, выданную в бывших республиках СССР, работодатель игнорирует данный документ, как не имеющий юридической силы на территории России и оформляет новую, как если бы данная работа была у работник первой.

Основы внесения сведений в трудовую книжку Поскольку все записи должны вноситься правильно и без ошибок, важно знать, как правильно заполнять трудовую книжку. Записи титульного листа Титульный лист документа заполняется при первичном поступлении на работу. В дальнейшем в него допускается по необходимости вносить исправления или дополнения. Любая информация, вносимая в трудовую книжку, в обязательном порядке должна быть подтверждена документально.

Титульный лист содержит следующую информацию: Полностью, без сокращений фамилия, имя и отчество работника; информация вписывается на основании документа, являющегося удостоверением личности. Не допускается замена имени и отчества инициалами. Дата рождения пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год.

Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырехзначном. Информация указывается также на основании документов, удостоверяющих личность. Информация об образовании заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения диплом, аттестат и др.

Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения. Сведения о профессии и специальности заносятся в трудовую книжку с опорой на документы, содержащие информацию об образовании, наличии определенной квалификации или специализации.

Сотрудник отдела кадров, после занесения на титульный лист всей информации, указывает дату заполнения документа. Работник проверяет правильность внесения информации и своей подписью подтверждает верность занесенных в его трудовую книжку данных.

В обязательном порядке первую страницу документа подписывает ответственное лицо, уполномоченное работать с трудовыми книжками в организации. Подпись выполняется разборчиво, фамилия должна легко и однозначно читаться. Титульный лист новой трудовой книжки заполнен и подписан — после этого необходимо поставить оттиск печати кадровой службы или организации.

Трудовая книжка без печати организации, ее выдавшей не является документом. Ошибки, допущенные на титульном листе В случае обнаружения ошибки, допущенной заполнявшим титульный лист лицом, бланк книжки считается испорченным и должен быть списан по акту.

Работнику оформляется новая трудовая книжка за счет организации. Исправления сведений на титульном листе недопустимы. А изменение информации вполне правомочно. Изменения, касающиеся имени, отчества и фамилии работника, осуществляются на основании официального документа, подтверждающего произошедшие изменения: паспорт, свидетельство о браке или разводе, свидетельство об изменении личных данных имени, отчества или фамилии.

Данные изменения вписываются на титульный лист книжки таким образом: сотрудник, уполномоченный работодателем, зачеркивает одной чертой информацию на титульном листе, подлежащую изменению, и рядом вносит измененные сведения. На внутренней поверхности обложки ответственное лицо делает запись о документах, послуживших основанием для внесения изменений. Данная информация подтверждается подписью работодателя и в обязательном порядке ставится оттиск печати организации или отдела кадров.

Дополнения информации титульного листа В качестве уже имеющихся сведений заносится на титульный лист информация о новом образовании, специальности или профессии. Основанием для дополнения имеющихся сведений являются соответствующие документы. В случае получения работником второго высшего образования и иной, нежели указано на титульном листе, специальности, вносятся следующие дополнения: запись об образовании не дополняется и остается в том же виде — высшее профессиональное.

Новая специальность добавляется к уже имеющейся через запятую. При этом на внутренней поверхности обложки указывают документ, на основании которого было произведено дополнение информации. Запись завершается подписью ответственного лица или работодателя и печатью кадровой службы или организации. Любые изменения и дополнения, которые ответственное лицо вносит в трудовую книжку, параллельно вносятся и в личную карточку работника.

Заполнение сведений о работе Независимо от того, оформляем новую трудовую книжку или продолжаем записи в предоставленной работником, записи в разделе сведений о работе начинаются заголовком, где указывается полное название организации, а при наличии сокращенного — следом указывается и оно. В случае, когда работодателем является частный предприниматель, заголовком служат полные данные предпринимателя: указывают фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.

Уполномоченный работодателем сотрудник заносит в графу 1 порядковый номер, соответствующий сквозной нумерации, а в графу 2 вписывает дату приема работника на работу. Информацию о зачислении на работу с указанием должности, специальности и квалификации, работник кадровой службы записывает в графе 3. Основание для принятия работника приказ или распоряжение с номером и датой записывается в графе 4.

Для правильного ведения трудовой книжки, работодатель должен знать, что все записи в разделе о работе подлежат нумерации.

Исключение составляют сведения о переименовании организации — их не нумеруют. Занесение информации о военной службе и профессиональном обучении В раздел сведений о работе работодатель законодательно обязан, помимо сведений о самой работе, указать время военной службы, службы в органах наркоконтроля, налоговой полиции и внутренних дел. Сюда же работодатель заносит информацию об обучении, связанном с повышением квалификации, переквалификацией или подготовке кадров.

Сведения заносятся на тех же основаниях, что и информация о работе. Запись в трудовую книжку данных об изменении названия организации В случае, когда изменяется название организации, всем работникам в трудовых книжках ответственное лицо работодателя осуществляет соответствующую запись. Запись не подлежит нумерации и начинается с графы 3, где указывают, что организация с таким-то названием с указывают число переименована и указывают новое название.

Основание для переименования ссылка на приказ или распоряжение кадровый сотрудник вписывает в графу 4. Иные сведения, подлежащие занесению в раздел о работе Сотрудник, назначенный ответственным в организации за ведение трудовых, должен занести в раздел о работе информацию о присвоении работнику нового трудового разряда.

Запись делается на общих основаниях с обязательной порядковой нумерацией. Информация об установлении работнику второй профессии, другой квалификации или специальности с точным их указанием также заносится сотрудником, отвечающим за работу с трудовыми книжками, в раздел о работе.

Запись подлежит нумерации. Увольнение сотрудника В случае увольнения с работы сотрудника, работодатель должен произвести соответствующую запись в разделе о работе и выдать трудовую книжку на руки владельцу под роспись. Информация вносится в раздел о работе на общих основаниях.

Отдельное внимание сотруднику кадровой службы следует обратить на запись основания увольнения — оно должно полностью соответствовать написанию в ТК РФ и иметь ссылку на номер статьи.

Записи в разделе о награждениях В данный раздел трудовой книжки сотрудник, занимающийся ведением трудовых книжек, заносит информацию о поощрениях за успешную работу и наградах. Награды работника, подлежащие занесению в трудовую книжку: государственные награды; почетные грамоты, значки и дипломы; награждения и поощрения, предусмотренные законом РФ или внутренним распорядком организации. Ответственное хранение предоставленных трудовых книжек Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности находящихся у него трудовых книжек.

С этой целью работодатель назначает сотрудника, отвечающего за ведение, ответственное хранение, документальный учет и грамотную выдачу трудовых книжек, а также обеспечивает условия для их хранения, дабы исключить возможность утраты или порчи документов.

Чаще всего данная функция возлагается на кадровую службу работодателя. Для обеспечения должного уровня безопасности, хранение трудовых книжек работников производится в сейфе или металлическом несгораемом шкафу. Там же находятся и бланки новых трудовых книжек, а также их вкладыши.

Вместе с трудовыми книжками и бланками новых документов следует содержать книгу учета движения трудовых книжек и заполненные личные карточки сотрудников, куда работники кадровой службы дублируют все записи из трудовых. Задача работодателя — обеспечить сохранность не только трудовых книжек работающих в данный момент сотрудников. Не полученные при увольнении или в случае смерти владельца трудовые книжки должны храниться работодателем в течение двух лет непосредственно в кадровой службе.

По истечении этого срока их надлежит передать в архив организации и обеспечить в срок до 50 лет их сохранность. После данного срока трудовые книжки подлежат уничтожению. Добавить комментарий Ваш e-mail не будет опубликован.

Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек

Шутюр баад Девочка - менеджер по персоналу, ответственная за ведение трудовых книжек, совершенно не понимает важности момента. Передает дела мне увольняется. Просто отразить этот момент в акте передачи - маловато будет С таким беспределом даже еще не сталкивалась Единственное, что могу сделать, - служебка на имя директора

Внимание
Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе.

Из сейфа пропала трудовая книжка. Что делать?

Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета: приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей; учет движения книжек. Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ. Указывают серийный номер каждого объекта операции. Указаны номера и серии бланков и вкладышей. Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения. Председатель комиссии: подпись И. Фамилия Члены комиссии: подпись И. Фамилия подпись И.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Малый бизнес Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь? Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Обоснование вывода: Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти ст. Постановлением Правительства РФ от Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников. Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Отменить трудовые книжки можно уже с года При заключении трудового договора обязательно представляется трудовая книжка. Приобретение трудовых книжек и вкладышей в нее — это обязанность работодателя. Бланк стоит недорого — в пределах руб. Но и эту сумму нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись гораздо дороже. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например, недовольными тем, какие записи внесены в их трудовые книжки. Трудовое законодательство обязывает работодателя — организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной ст. Основные документы, которыми руководствуется работодатель, — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек , утвержденные постановлением Правительства РФ от

Важно
Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек трудовая книжка; Где хранить трудовые книжки; Какой тип замка на сейфе лучше; В заключение Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку Используйте готовый образец Пять главных правил хранения бланков Есть четкие требования к учету и хранению трудовых книжек в организации п. Выделим пять главных правил, которые нужно соблюдать: Каждую принятую от работника трудовую книжку нужно регистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них далее — Книга учета. После регистрации, ответственность за хранение трудовой книжки работника ложиться на сотрудника, ответственного за их учет и хранение. Трудовые книжки хранят в сейфе или запирающемся шкафу. Выдавать на руки трудовую книжку работнику можно только в двух случаях: при увольнении и для оформления пенсии. Невостребованные трудовые книжки хранят также в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников. Ошибки хранения и учета трудовых книжек, за которые организацию могут наказать ч.

Хронология трудовой деятельности и стаж работ человека в полном объеме отражает трудовая книжка. Работодатели — юридические лица любой формы собственности обязаны ответственно вести трудовые работников. Исключение сделано только для работодателей, являющихся физическими лицами — не ИП. Вся ответственность за работы, связанные с хранением и ведением трудовых, возложена на работодателя. В связи с этим, приказом или распоряжением работодателя назначается сотрудник, ответственный за все операции с трудовыми книжками.

Важно
Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены на Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении . обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Проблема Анонимно 19 августа , Добрый день! Подскажите, как поступить в следующей ситуации. Я работаю инспектором отдела кадров, соответственно отвечаю за сохранность трудовых книжек. Совсем недавно обнаружила, что трудовая книжка гл. Решение Ирина Киршина , эксперт 19 августа , 0 Здравствуйте, Поскольку трудовые книжки хранятся у работодателя, то именно работодатель обязан обеспечить их сохранность. Соответственно работник имеет право подать жалобу в Роскомнадзор, чтобы работодателя привлекли к ответственности. В сложившейся ситуации Вам необходимо мирно решить вопрос с работником, чья книжка утеряна.

В организации был пожар. Кто будет восстанавливать стаж и трудовые книжки работникам? Наталья Гущина Автор Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы.

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *